Empresas o Partners

En OpenERP, tanto mi propia empresa, como los Clientes como los proveedores se engloban en un concepto denominado Partner. Es decir, mi empresa, todos los Clientes y todos los proveedores deben estar registrados en la aplicación como partners.

En la ficha de un partner se puede registrar toda la información referente a un partner, distribuyendose la información en solapas:

• General –> Se incluirán datos generales del partner
• Info Extra –> Información extra
• Historia de eventos –> Mostrará todas aquellas cosas que han pasado con el partner. Por ejemplo, los pedidos de venta que nos ha remitido, los tickets de soporte que nos ha pasado, facturas pendientes… etc. Desde esta pantalla tendremos acceso a todos los objetos relacionados con el Cliente y por tanto podremos navegar y abrir un elemento concreto sin tener que volver a realizar búsquedas innecesarias en el módulo correspondiente.
• Propiedades

Además, contamos con botones que nos muestran las acciones que podemos realizar con un partner:

• Labels: Imprimir etiquetas
• Pagos pendientes: Generar reclamaciones de pago en el idioma del Cliente
• Estructura de la empresa: Ver el arbol de estructura de la empresa
• Enviar un SMS: Permite enviar SMSs a los partners seleccionado.
• Mails masivos: Permite enviar un e-mail a una selección de partners

Facturación, Cobros y Pagos

OpenERP permite cualquier combinación de creación de facturas desde pedido o notas de remisión. Un pedido varias notas de remisión, una nota de remisión una factura, una nota de remisión varias facturas… etc.

Igualmente se pueden configurar todas las formas de cobro o pago que utilice la empresa (Giros, pagarés, transferencia, confirming, factoring… etc)

• Configuración de formas de pago de Clientes o cobro de proveedores
• Facturas automáticas desde pedido o notas de remisión
• Generación automática de efectos de cobro y pago
• Envío telemático de remesas al banco.
• Conciliación bancaria automática.
• Gestión de bancos propios, bancos de Clientes y bancos de proveedores.

Contabilidad y Finanzas

La contabilidad en Open ERP’s es de doble entrada y soporta multiples divisiones de la compañía y multiples compañías, asi como varios idiomas y monedas.

La mayoría de los asientos contables son generados automáticamente por el sistema, por lo tanto se evita la introducción manual de datos y los errores de digitación.

El área de finanzas está enlazada con todo el resto de módulos de la aplicación, por lo que no solo permite llevar la contabilidad, cobros y pagos, sino que existen acciones definidas interactuando con otras áreas que optimizan la gestión global de la empresa.

Ejemplo: Si un gestor financiero incluye a un partner en una lista de morosos, el Ciente será bloqueado para cualquier acción comercial de nuestra empresa con él. Por ejemplo en pedidos de venta o envíos de mercancía, hasta que sea desmarcado como moroso.

OpenERP permite llevar una contabilidad analítica presupuestaria y de costes, además de los siguientes puntos:

• Definición de la estructura del plan contable.
• Ejercicios, períodos (mensuales, trimestrales)
• Definiciones de impuestos (IVA, recargo de equivalencia, retenciones)
  
• Plazos de pago
• Liquidaciones

Productos

En OpenERP producto significa:

• Componentes
• Producto Stockable
• Consumible
• Servicio

Se puede trabajar con productos concretos, o con plantillas que separan la definición del producto y sus variantes. Las variantes de productos son definidas por los atributos que se definan para dicho producto (color, talla, peso, calidad, densidad… )

Asociadas al producto, se definen las listas de precios o tarifas, tanto de compra, como de venta. Los precios se ajustan a los cambios de moneda.

Las listas de precios pueden ser definidas con un precio fijo por producto, o se pueden construir definiendo reglas. Esta opción permite definir múltiples descuentos, precios de venta basados en los de compra, reducciones de precio, ofertas en un determinado rango de productos.

Existen módulos adicionales que pueden ampliar la funcionalidad del módulo de productos. Algunos de ellos son:

• membership: Gestión de suscriptores de los miembros de una compañía
• electronic: Gestión de productos de electronica
• fashion: Gestión de productos textil o moda
• extended: Gestión de costes de produccion
• expiry: Gestión de caducidad de productos
• foundry: Gestión de productos del área del metal (forja)

Recursos humanos

El módulo de gestión de recursos humanos de OpenERP ofrece la siguiente funcionalidad:

• Gestión de empleados y calendario de vacaciones
• Gestión de contratos de empleados
• Gestión de beneficios
• Gestión de ausencias
• Gestión de Procesos de reclamación
• Gestión del rendimiento de empleados
• Gestión de perfiles y responsabilidades de los empleados

La mayoría de estos módulos tienen posibilidad de ser ampliados con módulos adicionales, pero son provistos con la funcionalidad standar en el menu principal de OpenEPR cuando se instala el módulo de recursos humanos.

Control de inventario

Algunos de los aspectos que se pueden gestionar en OpenERP en cuanto a inventario serían los siguientes.

• Gestión de almacenes en distintas ubicaciones (poblaciones)
• Gestión de la rotación de inventario y niveles de stock
• Ejecución de las órdenes de empaquetado generadas por el sistema
• Ejecución de envío con albaranes de entrega y cálculo de los gastos de envío.
• Gestión de lotes y números de serie para trazabilidad
• Cálculo de niveles teóricos de stock y valoración automática de stock.
• Definición de reglas para reabastecimiento de stock.

Las notas de remisión de venta son generalmente creados automáticamente desde pedidos de venta.

Las entradas y salidas de almacén son también tratadas como de doble entrada. Cualquier movimiento de almacén es definido en Open con un origen y un destino. De tal forma que el stock no puede ser modificado sin saber quien o qué lo modificó ya que en alguna parte tiene que existir una contrapartida.

La mayoría de los ERPs para control de inventario únicamente ofrecen una lista de produtos con su nivel de stock. En Open, se puede realizar un seguimiento exhaustivo de los movimientos de la mercancía desde que se recibe del proveedor hasta que llega al Cliente.

OpenERP también maneja el concepto de stock en Clientes y proveedores por lo que se puede gestionar el stock consignado.

La definición de los almacenes puede ser jerárquica por lo que puede analizarse el stock a varios niveles de detalle.  

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Gestión de Atención a Clientes(CRM) y Proveedores (SRM)

OpenERP ofrece además de un módulo de atención al Cliente, un módulo de atención al proveedor.

Entre otras la funcionalidad ofrecida por estos módulos es:

• Gestión de casos:
  • El concepto de caso, permite gestionar diferentes comunicaciones de los Clientes o proveedores que requieran una atención posterior por parte del personal de nuestra empresa. Algunos de esos casos pueden ser: Reclamaciones de pedidos, problemas de calidad, gestión de llamadas, tickets de soporte y ofertas de trabajo.
  • OpenERP asegura el correcto tratamiento de los casos por los usuarios del sistema, clientes y proveedores.
  • Puede automáticametne reasignar un caso, enviar alarmas por e-mail y enlazar con otros documentos y procesos de OpenERP.
• Todas las operaciones son archivadas y existe una pasarela de e-mail donde puede actualizar un caso automáticamente desde los e-mails enviados y recibidos.
• Un sistema de reglas permite definir acciones que pueden automáticamente mejorar su proceso de calidad, asegurando que un caso abierto nunca se pierda.
• Además, existen herramientas para incrementar la productividad de todo el personal en su trabajo diario:
  • Un editor de documentos que tiene un interfaz con openOffice.
  • interfaces para sincronizar los contactos y calendarios de outlook con OpenERP.
  • Un plugin de outlook que permite almacenar automáticametne los e-mails y sus ficheros adjuntos en el Gestor documental integrado con OpenERP.
  • Un portal para sus proveedores y Clientes que les permite acceder a algunos datos de su sistema.
  • Se puede implementar una política de mejora continua de los servicios, utilizando algunas de las herramientas estadísticas de OpenERP para analizar las diferentes comunicaciones con sus partners.  
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Gestión de Compras

El módulo de gestión de compras permite:

• Realizar el seguimiento de tarifas de sus proveedores y convertirlas en órdenes de compra
• OpenERP tiene varios métodos de monitorizar factura y realizar el seguimiento de la recepción de materiales solicitados.
• Gestionar entregas parciales del proveedor y mercancías faltantes.
• Gestión de reclamaciones a proveedor por retrasos en la entrega.
• Las reglas de reabastecimiento de mercancía del sistema permiten generar borradores de pedidos de compra (Necesidades de compra) automáticamente.
• También es pueden configurar para que se ejecute un procemiento totalmente ajustado a las nesidades de compra marcadas por el área de fabricación.